Qu'est-ce qu'un reçu?
Un reçu est une reconnaissance écrite que quelque chose de valeur a été transféré d'une partie à une autre. En plus des reçus que les consommateurs reçoivent généralement des vendeurs et des prestataires de services, des reçus sont également émis dans les transactions interentreprises ainsi que dans les transactions boursières. Par exemple, le détenteur d'un contrat à terme reçoit généralement un instrument de livraison, qui agit comme un reçu en ce sens qu'il peut être échangé contre l'actif sous-jacent lorsque le contrat à terme expire.
Fait rapide
L'impression thermique est la forme d'impression de reçus physique la plus couramment utilisée car elle est peu coûteuse et facile à utiliser.
Les reçus expliqués
En plus de montrer la propriété, les reçus sont importants pour d'autres raisons. Par exemple, de nombreux détaillants insistent sur le fait qu'un client doit présenter un reçu pour échanger ou retourner des articles tandis que d'autres exigent qu'un reçu - généralement émis dans un certain délai - soit produit à des fins de garantie du produit. Les reçus peuvent également être importants pour les taxes car l'IRS exige la documentation de certaines dépenses. L'Internal Revenue Service (IRS) suggère que les types de reçus suivants, s'ils sont générés, soient conservés par les petites entreprises:
- Reçus bruts tels que les bandes de caisse enregistreuse, les informations sur les dépôts (ventes au comptant et à crédit), les livres de reçus, les factures, les formulaires 1099-MISC, les reçus d'achat et les matières premières (ceux-ci doivent indiquer le montant payé et confirmer qu'il s'agissait d'achats commerciaux nécessaires; les documents peuvent inclure des chèques annulés ou d'autres documents qui identifient le bénéficiaire, le montant et la preuve de paiement / les virements électroniques de fonds.) Reçus sur bande de caisse enregistreuse Reçus et relevés de carte de crédit FacturesFrais de petite caisse pour les petits paiements en espèces
On pense que la pratique de conserver les reçus à des fins fiscales provient de l'Égypte ancienne. Les agriculteurs et les commerçants ont cherché des moyens de documenter les transactions pour éviter l'exploitation fiscale. Le papyrus a été utilisé à la place du papier. À une époque plus moderne, les banques londoniennes utilisaient les presses à imprimer de la révolution industrielle pour imprimer des reçus avec leurs propres marques.
Points clés à retenir
- Les reçus sont un document qui représente la preuve d'une transaction financière.Les reçus sont émis dans les transactions interentreprises ainsi que dans les transactions boursières.Les reçus sont également nécessaires à des fins fiscales comme preuve de certaines dépenses.
Exigences IRS pour les reçus numériques
Les reçus numériques deviennent la norme. Depuis 1997, l'IRS accepte les reçus numérisés et numériques comme documents valides à des fins fiscales. La procédure de revenus 97-22 stipule que les reçus numériques doivent être exacts, facilement stockés, préservés, récupérés et reproduits. Le propriétaire de l'entreprise doit être en mesure de fournir une copie à l'IRS.
Aux fins du contrôle fiscal, tous les documents ne sont pas valides. L'IRS accepte divers documents tant qu'il détaille le montant, le lieu, la date et le type de dépenses.
Les enregistrements numériques ne sont pas sujets à l'usure comme les reçus physiques, mais ils peuvent être perdus si un disque dur tombe en panne. Il est donc sage de les stocker sur le cloud ou dans un endroit où ils sont toujours accessibles.
Les reçus papier peuvent être stockés numériquement à l'aide de scanners de bureau et d'applications de téléphonie mobile. Ce type de technologie peut organiser, créer des rapports de dépenses et intégrer des données avec un logiciel de comptabilité.
